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“多校区”办学模式下视频会议系统建设

By: 锦小程 | 2015-08-27

《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)》中明确指出:“信息技术对教育发展具有革命性影响,必须予以高度重视”,将教育信息化提升到战略性的高度。国家教育信息化顶层设计文件《教育信息化十年发展规划(2011-2020年)》重点提出了“以应用为导向,以促进信息技术与教育教学融合为核心理念”的工作思路。

在高等教育快速发展的新形势和新任务下,多校区办学带来的高成本逐渐成为高校共同面对的难题;高等教育国际化进程的加快、留学生人数的大幅增加,对于管理方法和效率提出较高要求;[1]国家“一带一路”政策的快速落地,职业培训成为高等教育的前沿热点;如何大幅降低办学的高成本,把握高等教育国际化和新国策的政策红利,高校均有各自的筹划与部署,顶层设计之下离不开教育信息化的硬环境建设,视频会议系统将成为硬环境中必不可少的重要一环。

一、视频会议系统简介

视频会议系统,包括软件视频会议系统和硬件视频会议系统,是指两个或两个以上不同地方的个人或群体,通过现有的各种电信通讯传输媒体,将人物的静、动态图像、语音、文字、图片等多种资料分送到各个用户的计算机上,使得在地理上分散的用户可以共聚一处,通过图形、声音等多种方式交流信息,增加双方对内容的理解能力。

视频会议系统作为目前最先进的通讯技术,只需借助互联网,即可实现高效高清的远程会议、办公,在持续提升用户沟通效率、缩减高校差旅费用成本、提高管理成效等方面具有得天独厚的优势。

二、高校视频会议系统建设现状

目前,视频会议系统在教育领域的应用已不鲜见,[2] [3]教育部建成了覆盖全国各省教育厅和直属高校的视频会议系统。各省教育主管部门也相继建设了管辖区域的视频会议系统。

基于建设节约型政府,提高工作效率的角度来看,各行各业通过视频系统召开重要会议将是大势所趋。相比之下,因办学经费紧张等原因,高校自建视频会议系统仍未能成为主流。通过对江浙沪三地代表性高校的调查,发现视频会议系统在高校中的应用面较窄,众多高校只有教育部或教育厅配备的一台终端,少数高校自有设备的使用范围只局限于某些课题组和实验室,设备资源使用效率不高,先进技术未能有效发挥效能,几乎没有上升至学校日常管理和教育层面的视频会议系统应用案例。

伴随着高校多校区办学成本的日益高涨及提高管理效率的内在需求所迫,高校逐渐重视使用先进信息化技术手段提升管理效率,节省办学成本和扩大办学影响等工作。视频会议系统因其得天独厚的技术优势成为不二之选。

三、视频会议系统建设实践

1.建设内容

河海大学现有三个校区,分布在南京市鼓楼区、江宁区和常州市。两地三校区办学格局导致办学成本高居不下,且学校科研和留学生、远程教育发展迅猛,多种因素推升了对于建设视频会议系统的迫切需求。学校利用公开募集的“数字校园”专项资金建设了一套覆盖两地三校区的视频会议系统,并集成教育部视频会议系统,可将教育部和本校会议广播至任何一个多媒体教室,如图1、图2所示。河海大学视频会议系统建设内容如表1所示,建设目标包括:

(1)实现3个校区间的双向视频会议功能并兼顾学术交流的需求,可实时广播会议与学术交流实况和后期点播观看;

(2)尽量提高新建设备的使用率,尽量利用现有的设备,集成教育部视频会议系统;

(3)支撑学校各单位在校区间,以及与校外教学基地间的互动教学,包括研究生培养基地、本科实践教学基地、继续教育校外学习中心等;

(4)满足学校各单位与校外机构进行各类交流的需求,包括校际间学术交流、国际学术交流、科研项目交流等。

2.系统效益

系统建成试用5个月时间发挥出很大的经济效益和管理效益。5个月内常州校区教职工通过视频会议系统参会18次,其中100人以上大会4次,30人以下小会14次。节约直接差旅费用4.3万,减少两地往返时间4150小时,如图3所示。

远程教育方面利用系统开展课程录制和转播、职业培训20余次。

留学生管理部门正积极探索利用系统开展跨国面试工作。

四、视频会议系统建设的思考

1.涉及会议室的二次改造

视频会议系统涉及的设备较多,包括多点控制单元(MCU)、录播服务器、视频终端、矩阵、中控、投影幕、投影机、电视、音箱、功放、调音台等众多设备。其中绝大部分设备的连接和数据的传输都需要布线,对现有会议室改造势必会损坏会议室原有装饰格局,施工过程中会存在各种意外的难点,项目进度受到较大影响。

2.审美风格难以统一

视频系统的使用者大都为学校中、高层管理人员,审美观各异,原有会议室增设很多设备,会令参会人员感觉不适。建设前需要做充分的调研和沟通,形成正式建设方案和设备布点图之前须在一定层面公开讨论。

3.“利旧设备”的可靠性

为节省建设成本和利用现有设备的管线,建设方案中涉及现有设备的“利旧”,通常会议室设备采购时间不一致,陡然增加一套新的系统设备之后,设备之间的集成可靠性大大降低,潜在问题较多,故障排除困难,对于建设者而言极具挑战性。

4.承建商专业性的欠缺

通过调研和建设实践发现:市场中从事视频会议系统建设的厂家一般分为代理商和集成商,代理商精通所经营品牌设备的性能,集成商擅长各种品牌之间的连接和整合,唯独缺少与之紧密配合的会议室改造的行家里手。建设专业人员的欠缺导致视频会议系统建设过程中进度缓慢、故障频出,甚至影响日后的正常使用。

5.管理人员信息化水平要求高

系统设备专业性强,自动化程度高,操控关联性复杂。为适应不同的使用环境和会议模式往往经常调整MCU和录播服务器等核心设备的设置。需要配备较高素养的管理人员。

6.与“数字校园”集成融合难度大

综合性高校“数字校园”建设的兴起,各种数字应用平台纷纷建成,[4][5]视频会议系统与统一通讯平台、会议管理平台、校园信息门户等综合管理应用平台的集成有利于发挥平台之间的协同作用,提升用户体验度。当下有的视频会议系统核心设备厂商尚不愿意开放接口,或者提出很多难以接受的附加成本。

五、结束语

伴随高等教育国际化脚步的加快和国家“一带一路”政策的加快落地,留学生教育、职业培训都必将成为高教事业发展的热点,高校要想快速发展,除了苦练内功,还须把握发展前沿,争取更多的办学资源。视频会议系统将成为发展上述两项事业的基础保障条件。建好、用好视频会议系统就是打造发展的硬环境。在教育信息化建设的过程中,可把视频会议系统摆在相对优先发展的位置。

(转自“中国教育信息化网”)


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